통상 전시회 개최기간은 3-4일이며 하루 8시간 내외로 개장한다. 따라서 전시회에서 의자에 앉아 1시간 정도 상담할 수 있는 바이어는 하루에 많아야 6-7명 정도이다. 전시장 부스 내에서 짧은 시간 동안 효과적인 상담을 하기 위해 ‘해야 할 행동’과 ‘삼가야 할 행동’을 구분하여 살펴보자.

[해야 할 행동]

먼저 ‘해야 할 행동’. 항상 부스를 찾아오는 바이어에게 친절하고 웃는 낯으로 대한다. 좋은 인상은 좋은 전시품만큼이나 중요하다. 바이어가 들어오면 바로 응대할 수 있는 적극적인 자세를 취한다.

두 번째로 바이어와의 상담 일지를 꼼꼼하게 작성하는 것이다. 상세한 기록을 남기지 않으면 많은 바이어를 만나고 귀국하여 사후조치를 하려고 해도 누가 누구였고 어떤 이야기가 오고갔는지 기억할 수가 없다.

세 번째는 유력 바이어에게 증정할 판촉물 또는 기념품을 준비하라는 것이다. 바이어도 전시장에서 여러 참가업체를 만나게 되는데 회사명이 새겨진 간단한 기념품(예, 우리나라 전통공예품)을 받게 되면 기념품을 준 회사를 오래 기억할 수 있을 것이다.

네 번째는 바이어 접대용 다과 준비. 우리나라 전통과자나 차와 같은 접대용 다과는 상담을 훨씬 부드럽게 만들어 주기 때문이다.

시간을 내어 경쟁사의 제품 정보를 최대한 수집하는 일도 중요하다. 전시회 참가 목적은 단순히 상담만을 위함이 아니다. 시장 트렌드나 경쟁사들의 전시기법 등을 파악할 수 있는 절호의 기회로 활용해야 한다.

여섯 번째는 통역에게 전시품에 대한 정보를 제공하고 사전 교육을 실시하는 일이다. 통역은 전시품에 대한 전문가도 아니고 비즈니스에 통달하지 않을 수도 있다. 따라서 전시품에 대한 특징, 용어, 상담 시 주안점 등 상담에 필요한 지식을 갖추도록 미리 교육해야 한다.

일곱 번째는 전시회 기간 중 부스로 출근하면 전시품을 정리하고 주변을 청소하는 것. 전시회 기간 중 많은 참관객들이 부스로 들어오다 보면 전시품이나 홍보자료가 흐트러져 있을 수도 있고 부스 안이 지저분해 질 수 있다. 항상 부스 안을 청결하게 유지한다.

복장은 정장을 하고 면도, 두발 상태 등 외모를 확인한다. 전시회 출장자는 참가업체의 얼굴이다. 깔끔한 인상은 신뢰구축에 많은 도움이 된다.

좋은 컨디션을 유지하기 위해 가능한 일찌감치 잠자리에 드는 일도 신경 써야 한다. 시차 적응도 되지 않은 상태에서 긴장의 끈을 놓치지 않고 계속 상담한다는 것은 매우 피곤한 일이다. 따라서 좋은 컨디션을 유지해야 상담에 열중할 수 있으며 이를 위해 충분한 휴식과 숙면이 요구된다.

[삼가야 할 행동]

반면에 전시회에서 ‘삼가야 할 행동’도 많다. 첫째, 부스에서 식사하지 않기. 특히 부스에서 한식을 먹게 되면 강한 음식냄새로 바이어들에게 불쾌감을 줄 수 있다. 식사는 카페테리아 등 식당을 이용한다.

두 번째는 부스를 비우지 말라는 것이다. 부득이 부스를 비울 때에는 통역, 유관기관 직원 또는 인접부스 참가자에게 신경 써줄 것을 부탁하고 언제 돌아온다는 말을 반드시 남기도록 한다.

세 번째는 바이어가 안 와도 무료한 표정을 짓거나 졸지 말라는 것이다. 딱딱한 표정은 바이어들이 부스로 들어오고 싶은 마음을 가시게 만들 수도 있다.

네 번째는 부스 밖으로 까지 통로에 전시품을 전시하지 않는다. 전시장 복도는 좁은 편인데 여기에 전시품이나 홍보대를 설치하는 것은 참가규정에 위배되어 제재를 받게 된다.

다섯 번째는 속단하지 말라는 것. 구매 의사가 없는 바이어로 속단하고 무시하지 않는다. 이번은 아니더라도 시간이 흐른 뒤 얼마든지 구매할 수도 있기 때문이다.

여섯 번째는 지키지 못할 약속이라면 하지 말라는 것. 상담 중에는 이것저것 약속하고서는 귀국 후 아무런 조치도 취하지 않는 행위는 신뢰구축에 치명적인 악영향을 미치게 된다. 따라서 상담 중 꼭 실행할 수 있는 약속만 하도록 한다.

호객 행위나 직매 행위도 금물이다. 대부분의 전시회에서는 직매를 허용하지 않고 있으며 부스로 바이어의 방문을 유도하기 위해 전시장내을 돌아다니며 홍보물을 배포하지 않는다.

여덟 번째는 금주. 전시회 기간 중에는 음주를 하지 말아야 한다. 극소수지만 일부 참가사들 중에는 전일 음주 후 술 냄새를 풍기며 상담에 임하는 경우도 있다. 항상 상쾌한 분위기에서 상담에 임하도록 한다.

아홉 번째는 단체로 전시회에 참가하는 경우, 지나친 개별 행동은 하지 말라는 것이다. 지나친 개별 행동으로 같이 참가하는 다름 업체에게 부담을 주어서는 안 된다.

많은 비용과 시간 그리고 인력을 투입해서 참가하는 전시회인 만큼 국제 비즈니스맨으로서 품격 있는 말과 행동을 하는 것이 참가 성과를 높인다는 점을 항상 명심한다.

다음과 같은 내방객 상담요령을 숙지하고 응대한다면, 이미 절반쯤 성공한 것과 마찬가지다.

주간무역 편집팀

[내방객 상담요령]
■ 전시 제품에 대한 정보를 완전히 숙지하고 있어야 한다.
■ 제품의 장점을 효과적으로 홍보할 수 있어야 한다.
■ 제품의 단점도 어느 정도 인정하는 것이 좋다.
■ 매사 진지하고 솔직하게 임하는 자세를 가진다.
■ 허위 과장 광고하는 것은 금기이며, 경쟁자를 비방하지 않는다.
■ 내방객에게 성심성의껏 대하되 빨리 파악하여 구매 가능성 여부를 파악하고, 그렇지 않을 경우 최대한 상담시간을 절약한다.
■ 가격은 최소 수량 기준으로 약간 높게 Offer하는 것이 좋다.
■ 바이어의 요구에 따라 제품의 변형도 가능함을 적극 알린다.
■ 상담 시 상담내용을 기록해 두어 차후 기억할 수 있도록 한다.
■ 상담이 끝난 후에는 바이어의 순서를 매겨 사후관리에 이용한다.
■ 상담 시 샘플을 요구하는 경우도 있으므로 항상 준비해 둔다.
■ 상담에서 거래가 이뤄지지 않아도 지속적인 관계를 유지한다.