향후 베트남 진출을 계획하고 있지만 현 시점에서는 사전 시 장조사와 한국 본사에 대한 현지 홍보와 같이 영업활동이 아 닌 활동만을 목적으로 베트남에 현지 사무소를 두고자 한다면 법인 설립보다는 일반적으로 간단한 절차로 설립이 가능한 대 표사무소(Representative Office,RO)도 고려해 볼 수 있습니다.
그 자신이 당사자가 되어 독자적으로 계약을 체결할 수 있는 법인과 다르게 대표사무소는 위임장이 없다면 독자적으로 계약체결의 당사자가 될 수 없습니다. 따라서 베트남 현지 회사나 기관과 계약을 체결할 필요가 있을 때에는 (외국의) 모회사/본사가 당사자가 되어 직접 계약을 체결해야 합니다. 이때 대표사무소가 위임을 받아 계약의 당사자가 아니라 계약 당사자인 본사의 위임인으로 단순하게 대신 계약을 체결하는 것은 가능합니다.
대표사무소는 영업활동을 할 수는 없지만 직접 현지 직원을 채용하여 베트남 회사와 모회사 간에 이미 체결된 계약의 시 행을 촉진하거나 감독할 수도 있고, 시장조사를 하거나 모회사 와 베트남 현지간 연락을 담당할 수도 있습니다 [이런 "연락" 의 역할때문에 대표사무소를 연락사무소(liaison office)라고 부르기도 합니다].
영업활동이 없으니 당연히 매출도 없고, 따라서 대표사무소 에는 법인세와 영업세가 부과되지 않습니다. 또한 대표사무 소는 영업활동을 하지 않기 때문에 대표사무소의 은행구좌를 통해서는 대표사무소 운영경비만 운용되어야 합니다.
영업활동을 하지 않기 때문에 대표사무소는 세금코드 자체를 신청하지 않아도 된다고 아시는 분들이 적지 않은데 이는 그 렇지 않습니다. 대표사무소는 대표사무소장과 직원을 대신하 여 개인소득세를 납부해야 하는 의무가 있기 때문에 근로자의 개인소득세 납부를 위한 세금코드를 신청해야 합니다.
[※법인에게는 세금(코드)등록증(Giấy chứng nhận đăng ký thuế)이 발급되고, 대표사무소에게는 관련 통보증(Thông báo - Mã số thuế nộp hộ của Người nộp thuế)이 발급됩니다]. 또한 대표사무소에 법인세가 부과되지 않는다고 대표사무소는 부가세를 내지 않 아도 된다고 생각하시는 분들이 계신데, 대표사무소는 직접 부가세 영수증(Hoá đơn Giá trị gia tăng)을 발행할 수는 없지만 베트 남에서 물건을 살 때나 서비스를 이용할 때 부가세를 내야 할 의무는 있습니다. 실무적으로 세무조사나 청산에 대비하여, 대표사무소의 지출내역을 증명하기 위해 부가세 영수증을 받 아서 보관하는 것이 좋습니다. 특히 대표사무소를 상당기간 유지하면서(통상 3~5년정도) 직원의 수가 좀 많은 경우에는 대표사무소를 실제 영업활동을 하는 고정 사업장으로 보아 세 무당국에서 심층세무조사가 나올 수도 있는 점도 유의하시기 바랍니다.
대표사무소는 직접 부가세 영수증을 발행할 수 없기때문에 일반적으로 회계와 세금 관련 부담도 법인에 비해 유리한 편 입니다. 이는 적은 비용으로 베트남에 진출할 수 있는 형태 로서 대표사무소를 선택하는 이유 중 하나이기도 합니다.
일반적으로 대표사무소 설립 절차는 법인 설립보다는 간단하 나 본사의 특성에 따라 상당히 복잡하고 설립에 오랜 기간이 소요될 수도 있습니다.
대표사무소 설립을 위해서는 우선 외국의 모회사/본사가 운 영한지 최소 1년 이상이어야 하고, 영업허가기간이 정해진 경 우에는 이 기간이 최소 1년이상 남아있어야 합니다.
일반적으로 지방정부 산하 산업무역국(Department of Trade and Industry)에서 대표사무소 설립 업무를 담당하지만, 본사 사업자 등록증에 무역과 관련된 업종/업태가 포함되지 않은 경우에는 산업무역국에서 설립을 거부하는 경우가 있습니다. 이런 경우에는 그 업종/업태에 맞는 유관 부처를 파악하여 설 립하여야 합니다. 즉, 본사가 위원회, 조합, 준정부기관, 공단, 연구소, 공공기관 등 특수 기관인 경우에는 대표사무소 라이 선스의 발급기관이 달라질 수 있습니다.(예: 과학기술부, 문 화부, 교육부, 중앙은행 등)
특수기관이 아닌 일반적인 경우, 대표사무소 신청에 필요한 서류를 요건에 맞게 번역∙공증∙영사확인을 하여 신청을 하면, 통상 영업일 15일내에 대표사무소 라이선스가 발급됩니다.
일반적으로 하노이 시와 같은 대도시의 경우가 시외지역보다 대표사무소 라이선스의 발급이 빠릅니다. 대표사무소 라이선 스를 발급받은 후 대표사무소 인감과 세금코드를 신청하여 수 령하고(통상 영업일 5~7일 소요), 공고와 통장개설을 하면 설 립이 완료됩니다. 대표사무소 설립 신청시, 실무적으로는 등 록주소지 확인때문에 사무실 가임대차계약서(假賃貸借契約書)가 제출되어야 하므로 설립 신청전까지 주소지 확보가 이 루어져야 한다는 점도 염두에 두시기 바랍니다. 대표사무소 라이선스 기간은 최대 5년이며 연장이 가능합니다.
대표사무소장은 (외국)본사에서 임명하거나 새로 채용할 수 도 있는데, 베트남인과 외국인 모두 대표사무소장직을 맡을 수 있습니다. 대표사무소장는 동시에 베트남 지사의 대표, 외 국법인의 위임장이 없이 계약체결의 권한이 있는 외국법인의 대표나 베트남에서 설립된 법인의 법적대표가 될 수는 없습 니다. 노동허가서 면제 대상이 아닌 외국인 직원은 노동허가 서를 취득해야 하고, 앞서 언급하였듯, 대표사무소는 대표사 무소장을 포함한 모든 직원들의 개인소득세를 신고하고 납부 할 의무가 있다는 점도 염두에 두시기 바랍니다.
